Digitala föreningsmöten
Har man inte möjlighet att ha möten eller genomföra sin verksamhet genom att träffas alla på samma plats, så kan man istället mötas digitalt. Här ger vi några tips på hur man kan gå till väga när man förbereder sig.
Att välja verktyg
Om föreningen vill hålla sitt årsmöte (eller annat möte) digitalt finns lite olika gratisverktyg att använda. Här nedan kan du läsa om ett urval möjligheter. Vi rekommenderar i första hand att använda förbundets eget verktyg Life Size då det är enkelt att använda, ansluta sig till, sprida till andra samt klarar av många deltagare samtidigt.
Förbundets videokonferenssystem Life Size
Börja med att boka en tid: För att det inte ska bli krockar i det digitala mötesrummet måste man boka en tid. Klicka på länken nedan och välj datum, hur lång tid ni behöver samt vilken tid mötet ska börja. Fyll i namn och e-postadress på dig som bokar. En bekräftelse skickas till din e-postadress tillsammans med en färdig e-postinbjudan du kan skicka vidare till de andra som ska delta i mötet (innehåller dag och tid för mötet samt instruktion hur man ansluter).
Tips: Boka gärna en timmes test-tid några dagar i förväg om ni inte använt systemet tidigare. Detta för att lära känna funktioner och ha tid att prova på.
Boka mötesrummet här.
Instruktion för att boka mötesrummet
- Välj först vilket datum du vill boka genom att klicka på ett datum i kalendern. Det går att bläddra framåt med pilarna till nästa månad också. Det går att boka ett datum max 11-12 veckor i förväg.
- När du valt datum, välj sedan hur lång tid mötet ska pågå; 1 timme, 1h 30 min eller 2 timmar. Ska mötet pågå längre än 2 timmar behöver du göra en ny mötesbokning i direkt anslutning till din första tid.
- Sist väljer du vilken tid mötet ska starta, bokningsbara tider är mellan 07.00 till 20.30 i halvtimmesintervall.
- Systemet är även inställt så att en halvtimme efter sluttiden för ditt inbokade möte också bokas upp till ert möte, för att få en säkerhetsmarginal om ert möte skulle dra ut på tiden och därför undvika krockar med ev. nästa inbokade möte.
- När du valt starttid skickas du automatiskt vidare till ett formulär där du fyller i namn och e-post (dit bekräftelsemejl, länk och annan inloggningsinformation till mötet skickas). Ibland hamnar bekräftelsemejlet i skräpkorgen eller spamfiltret, så kolla där om inte mejlet kommit inom 10-15 min.
När det är dags för mötet: Det går antingen att ansluta via sin dator/mobil/läsplatta med video och ljud eller enbart via telefon. Ring in till mötet eller klicka er in via denna länk. Systemet stödjer att man visar presentationer för varandra (delar sin bildskärm) via knappen Share your screen.
För den som inte har tillgång till en uppkopplad dator, finns också möjlighet att ringa in till mötet via telefon. Ring 08-519 895 00 eller 08-580 977 34. Ange rumsnummer: 5307916.
För mer information om hur du gör för att starta och ansluta till ett möte: läs mer här.
Skype
För att kunna ringa gratis med Skype behöver du ha programmet eller appen (i mobilen). För att ladda ner och installera appen/programmet och komma igång med Skype rekommenderar jag följande webbsida som ger en bra steg-för-steg-guide.
Här kan du läsa mer om hur du startar och bjuder in till ett Skype-möte. På Skype kan man också dela skärm, chatta vid sidan av (till exempel för att begära ordet eller rösta) och delta med eller utan video.
Microsoft Teams
Teams ingår numera på de flesta datorer som har Windows och Microsoft Office-paketet installerat. Via Teams kan man chatta, dela dokument, ringa (grupp)samtal med mera. Läs mer om Teams och få hjälp att komma igång här.
Facebook Messenger
På Facebook Messenger har man möjlighet att skapa chattgrupper. I dessa grupper kan man även starta omröstningar, visa bilder, ladda upp filer med mera. Man behöver inte ha ett Facebook-konto för att delta utan det räcker med att ladda ner appen. Läs mer och ladda ner appen här.
En liten sak att tänka på: det verkar uppstå tekniska problem om fler än åtta personer deltar samtidigt via telefon/video på Messenger, då verkar en del kastas ut.
VoteIT
Ett verktyg för årsmöten online som tillhandahålls av den ideella föreningen VoteIT. Här finns bland annat stöd för talarlistor och voteringar. Läs mer här.
Att hålla möten digitalt, speciellt när det är fler än fem – sex deltagare, kräver lite extra eftertanke och förberedelse. Här har vi samlat några praktiska tips på hur du genomför ett bra möte.
Lycka till!