Praktiska tips för ett bättre genomförande av digitala möten
Gör en arbetsordning
Det krävs en helt annan disciplin från de som deltar i ett digitalt möte och en annan slags förberedelse från arrangören. Det måste vara tydligt redan innan mötet hur mötet ska gå till, hur man ansluter, hur man röstar, hur man begär ordet och så vidare. Alla dessa saker är i sin tur beroende på vilket system man använder och hur vana deltagarna är.
Den som leder mötet behöver också ha koll på vilka som deltar på mötet, hur de ska begära ordet och hur en omröstning ska gå till. Det är också viktigt att hålla på disciplinen så att den som leder mötet också fördelar ordet så att inte folk börjar prata i mun på varandra.
Testa systemet i god tid innan mötet
Alla system och datorer är unika så se till att testa mötessystemet innan det skarpa mötet, gärna ett par dagar innan och med de andra i styrelsen. Ju fler som har varit med och testkört innan, desto större chans till ett lyckat möte. Om du vill testköra förbundets system, tänk på att boka en tid så att ni inte kommer in i någon annans möte!
Informera och förbered mötesdeltagarna
Alla har olika erfarenhet av digitala möten, men utgå från att de flesta inte har så stor erfarenhet för säkerhets skull. Skriv därför hellre för mycket och övertydliga instruktioner än för lite. Bjud in deltagare i god tid innan, ge dem instruktioner och var tillgänglig för frågor både före och under mötet. En god portion tålamod kommer ofta väl till pass vid möten och handhavande av teknik, vid digitala möten behöver man därför dubbelt så mycket tålamod!
Några tips under mötet
Kom i tid till mötet
Precis som med vanliga fysiska möten behöver man vara där i tid, gärna en stund innan mötestiden är satt. Det tar ibland längre tid än man tror att få ordning på kamera, ljudvolym, mikrofon, handlingar med mera. Och att vänta in andra kan kännas som en evighet, medan om du kommer sent så kan det å andra sidan kännas jobbigt att bara kasta sig rakt in i ett pågående möte utan uppstart eller introduktion.
Inled mötet med ett upprop
I början av mötet kan det vara bra att ha ett upprop så man vet vilka som deltar, t.ex. låta alla deltagare få säga sitt namn och sin eventuella roll i mötet (styrelseledamot, valberedare, revisor, ombud, gäst, med flera). Beroende på hur mycket tid man har och hur många som deltar kan man även låta deltagarna få säga något om sina förväntningar på mötet eller om de har något särskilt behov alla andra behöver ta hänsyn till (till exempel hörsel- eller synnedsättning, ovan vid tekniken, att man måste avvika en viss tid etc). Det viktiga är egentligen att alla får säga åtminstone någonting i början av mötet, för att känna sig välkomna, inkluderade och för att bryta tystnadströskeln.
Avsätt extra tid och stressa inte!
Det finns ingen anledning att stressa sig igenom ett digitalt möte, det är viktigare att alla känner att de hänger med. Ta höjd för att saker ibland tar tid och att uppkoppling eller teknik kan strula oavsett förberedelser. Tänk på att digitala möten ofta kommer igång senare än den avsatta tiden men å andra sidan tar resan till/från mötet ingen tid alls!
Använd gärna headset
För att minimera risken för rundgång rekommenderas att använda headset eller hörlurar (med mikrofon) under mötet.
Stäng alltid av din mikrofon när du inte pratar
Det finns inget värre än när det blir tjutande rundgång eller när någon prasslar med papper, nyser, hostar eller sörplar kaffe samtidigt som någon annan pratar. Se till att stänga av (mute) din mikrofon när du inte pratar för att minimera störande ljud. I de flesta system funkar det så att man klickar på mikrofonsymbolen (den dyker upp när man rör musen över skärmen).
Använd chatten med måtta
Att skriva långa inlägg eller debattera på chatten riskerar att ta fokus från mötesledaren eller den som har ordet för tillfället. Använd eventuell chattfunktion med måtta och i förväg bestämt syfte.
Var inte rädd för tystnaden
När man ses fysiskt brukar tystnad i ett rum full med människor snabbt kännas obekvämt, på ett digitalt möte kan tystnad ännu snabbare upplevas som konstigt eller som att man blev bortkopplad. Men det är värre när folk pratar i mun på varandra så man inte hör någonting, så var inte rädd för att det blir tyst ibland, avvakta hellre någon sekund extra innan du börjar skrika: Hallå! Försvann jag? Är ni kvar!?
Kör en runda
För att säkerställa att alla är med och känner sig delaktiga så kan mötesledaren ibland stanna upp, säga att ordet är fritt eller (beroende på hur många deltagare mötet har) köra en snabb runda där alla får säga sin mening i en viss fråga. På så sätt får fler möjlighet att säga sin mening och känna sig inkluderade i mötet.
Begära ordet
Antingen kan man säga sitt namn eller om man har en chatt så kan deltagarna begära ordet genom att skriva i chatten att man vill ha ordet och sen vänta på att ordförande ska fördela det. Likaså kan den som har ordet säga när den är klar så att ordförande kan fördela ordet till någon annan.
Ta pauser
Digitala möten kräver större koncentration från deltagarna så ett tips är att ta flera korta pauser då och då om det är ett längre möte.
Omröstning
Det smidigaste är att köra muntliga omröstningar (så kallad acklamation) eller tummen upp i chatten. Skulle det behövas personval eller annan sluten omröstning är ett tips att ombuden/mötesdeltagarna antingen mejlar eller skickar ett privat (chatt)meddelande till rösträknaren/rösträknarna som sen samlar ihop räknar och delger slutresultatet. Tänk på att förbereda detta innan ni startar mötet.
Kom igång och kom ihåg – övning ger färdighet!
Precis som med vanliga fysiska årsmöten och föreningsmöten så är vi alla barn i början. Det handlar om att skaffa sig erfarenhet, det är svårt att läsa sig till hur man gör på bästa sätt, man måste helt enkelt bara komma igång, testa och få erfarenhet.
Lycka till!